Cada documento, ligado a la unidad o a la persona a la que pertenece.
El papeleo de una flotilla no se pierde porque nadie lo archive. Se pierde porque se archiva en un lugar que no sabe cuándo vence, quién lo renueva ni qué unidades no pueden salir sin él. DocVigia guarda esas tres cosas junto al documento.
Un solo lugar, y sabe qué está guardando.
Un escaneo en una carpeta compartida es un archivo. El mismo escaneo en DocVigia es un documento tipificado con responsable, fecha de vigencia, historial de versiones y la lista de unidades que dependen de él.
- Versionado. Renovar una póliza no borra la anterior. La versión previa se conserva, que es justo lo que pide un auditor cuando la pregunta es qué estaba vigente en una fecha determinada.
- Ligado a una unidad o a un operador. Una tarjeta de circulación pertenece a una placa. Una licencia pertenece a una persona. Ninguna es una carpeta que alguien tenga que acordarse de abrir.
- Con alcance por rol y por sitio. Los operadores ven sus propios documentos, un centro de distribución ve su propia flota, RR. HH. ve licencias y no pólizas. Una operación multisitio no es un solo cajón compartido.
- Con bitácora de auditoría. Quién subió qué, quién lo reemplazó, quién lo exportó. El historial es el producto, no un añadido para pasar una certificación.
Qué necesita esta unidad, para este tipo de viaje.
Casi todos los sistemas controlan documentos. Muy pocos saben cuáles debe tener realmente una unidad — así que "en regla" termina significando "nada en la carpeta está vencido", que no es lo mismo que poder salir.
Por tipo de unidad
Tractocamión, caja seca, caja refrigerada, thorton, dolly — cada uno con su propio conjunto requerido, su número de ejes y sus campos personalizados. Un dolly no es un tractocamión con menos documentos; es otro renglón.
Por tipo de viaje
Local, nacional, transfronterizo, materiales peligrosos. Transfronterizo agrega Carta Porte; materiales peligrosos agrega el permiso; un viaje local exige una fracción del conjunto nacional.
Editable, y sin país fijo
México viene como un catálogo que puedes cambiar: doce tipos de documento, cinco tipos de unidad, cuatro tipos de viaje y la cuadrícula que los conecta. Agrega un tipo de documento, agrega un campo, cambia quién es responsable de la renovación.
Es lo que lee la caseta
La matriz no es documentación. Es la regla que evalúa la revisión por QR en la caseta, y la razón por la que un NO-GO puede nombrar el documento exacto que lo provocó.
Tómale una foto. Nosotros leemos la fecha.
Los sistemas de control documental no fracasan por el software. Fracasan porque alguien tiene que capturar seiscientas fechas de vigencia primero, y después seguir capturando.
Importación masiva
Toda la flotilla y sus documentos desde una hoja de cálculo. Así una operación de cien unidades arranca en una tarde y no en un trimestre.
IA y OCR
Sube un escaneo o una foto del celular y salen los campos: fecha de vigencia, placa, número de póliza. El modelo conoce los formatos: una tarjeta de circulación no es una póliza.
Revisado antes de guardar
La extracción se muestra para confirmar, no se aplica en silencio. Una fecha equivocada leída con confianza es peor que no tener fecha: es una caseta que autoriza una unidad que debió detener.
La alerta tiene que llegar a quien realmente puede renovarlo.
Un buzón compartido que todos reciben y nadie atiende es la forma en que una póliza vence con treinta días de aviso. DocVigia enruta por tipo de documento, al área responsable de esa renovación, y escala cuando nadie actúa.
- 30, 15, 7 y 1 día. Cuatro avisos por correo, no uno. El primero es para planear; el último, para reaccionar.
- Grupos de destinatarios que tú configuras. Por tipo de documento, con un escalamiento que amplía la audiencia si la fecha se acerca y nada cambia.
- Una cola de renovaciones ordenada por exposición. No una lista alfabética: primero lo que te multa primero.
Hasta dónde llegan las alertas
DocVigia te dice que un documento está por vencer y quién debe actuar. No hace el trámite por ti: no agenda la verificación, no emite la póliza ni envía nada a la SICT o al SAT. Esas integraciones están en el plan de producto y no están liberadas.
Las preguntas que deciden esto.
Ya tenemos todo en SharePoint. ¿Para qué cambiar?
Quizá no tengas que hacerlo. DocVigia importa desde bibliotecas de SharePoint de forma programada, así que la carpeta se queda donde está y el control de vencimientos, la matriz de requisitos y la revisión en caseta corren encima. Lo que una carpeta no puede hacer es decirte que la unidad 41 hoy no puede salir.
Nuestros documentos no son mexicanos. ¿Esto igual sirve?
Sí. México viene como catálogo, no como lógica fija: tipos de documento, tipos de unidad, tipos de viaje, campos personalizados y la matriz son editables. Lo específico de México es el punto de partida, no el sistema.
¿Quién puede ver los documentos de un operador?
Sólo los roles que autorices. El acceso es configurable por rol y con alcance por centro de distribución, los operadores pueden quedar limitados a su propio expediente, y cada consulta y exportación queda registrada. Los datos de una licencia son datos personales y se tratan como tales.
¿Cuánto tarda en estar realmente operando?
Menos de una hora en la mayoría de los casos, sin ayuda nuestra: un asistente guiado configura el espacio de trabajo, la importación desde hoja de cálculo sube la flotilla y sus documentos, y las calcomanías QR se imprimen desde la plataforma. Diez unidades son gratis por treinta días, sin tarjeta.
Pruébalo con tu propia flotilla.
Diez unidades gratis por treinta días, sin tarjeta. Importa tu flotilla desde una hoja de cálculo, imprime las calcomanías y pon un teléfono en la caseta.