Ningún vencimiento por sorpresa: alertas que llegan al equipo correcto
A sesenta días, una renovación es un aviso. A un día, es una emergencia. El tono cambia seis veces antes de que un documento venza, y quién lo recibe cambia según el documento — esto es lo que se dispara, cuándo y a quién.
La escalera: seis escalones, la misma revisión cada vez
Cada escalón corre la misma revisión — días restantes hasta que vence un documento, comparados contra una lista fija de umbrales. Solo cambian la etiqueta, el color y el mensaje conforme se acerca la fecha.
Quién lo recibe
La alerta va al área que de verdad puede renovar el documento. Una alerta en un buzón compartido no es de nadie. Cada tipo de documento en tu catálogo nombra al área dueña de su renovación, y la alerta se dirige ahí — con destinatarios y escalamiento configurables por empresa.
- Los grupos de destinatarios los defines tú. Quién en "legal" recibe el aviso de 60 días y quién la emergencia de 1 día puede ser distinto — la matriz de notificaciones se edita por empresa, no la fijamos nosotros.
- El escalamiento amplía la audiencia. Cuando nada pasa después de un escalón, el siguiente llega a más personas en lugar de repetirse al mismo buzón.
- Dos canales. Correo, como resumen en el horario propio de cada área; y WhatsApp para los escalones que una empresa marque como inmediatos.
Cómo corre: detectar y avisar son dos tareas distintas
Detección, cada noche. Una vez por noche, en la zona horaria de tu empresa, DocVigia recalcula el estatus de cada documento y unidad, registra las alertas que acaban de cruzar un umbral y escribe la lista de no programar. Esta corrida no avisa a nadie — decide qué es cierto ahora.
Envío, en el reloj de cada área. Una tarea aparte envía lo que la detección encontró, agrupado por grupo de destinatarios a la hora que ese grupo eligió. Legal puede recibir su resumen a las 8:00 y flotilla a las 6:30 — la misma alerta, entregada cuando cada equipo de verdad lee.
Qué significa "bloqueado" — y qué no
A cero días la unidad se etiqueta como bloqueada y aparece en la lista de no programar que revisa despacho. Nada detiene físicamente a un camión: la caseta sigue dando un veredicto y una razón, y lo que tu operación haga con eso es tu política. Lo que cambia a cero es a quién se avisa, con qué urgencia, y que la unidad está en la lista.
Preguntas sobre las alertas
¿Podemos cambiar los umbrales?
Los seis escalones son fijos para que todo documento en toda empresa se lea igual. Lo que configuras es quién recibe cada escalón, por qué canal y a qué hora — por tipo de documento y por área.
¿Y si un documento se renueva antes?
Sube la versión nueva. La siguiente corrida nocturna recalcula la unidad contra la fecha nueva, la alerta se limpia y la versión anterior se queda en el registro.
¿La alerta renueva el documento por nosotros?
No. La renovación sigue siendo trabajo de tu equipo, ante la autoridad o la aseguradora. La alerta se asegura de que empieces a tiempo.