Nuestra solución: de la carga a la caseta

Un solo trabajo, hecho de principio a fin: DocVigia toma un documento desde que llega hasta el momento en que un guardia decide si el camión que lo lleva puede salir — y guarda el registro que demuestra qué estaba vigente en cualquier fecha.

Los cuatro pasos que recorre un documento

"Escanea un código QR y recibe un veredicto" describe el último paso. Es confiable por los tres anteriores — qué se subió, cómo se leyó y contra qué regla se revisó.

1. Captura

Una foto desde un teléfono, un ZIP de escaneos, una hoja de cálculo o una biblioteca de SharePoint. La IA/OCR lee los campos que espera un modelo que conoce cada tipo de documento — una póliza y una tarjeta de circulación se leen distinto, porque están diseñadas distinto.

2. Confirmación

La fecha de vencimiento, la placa y el número de póliza extraídos se muestran para que una persona los acepte o corrija — nunca se guardan en silencio. Una fecha mal leída con confianza es peor que ninguna fecha.

3. Archivo contra la matriz

El documento queda ligado a una unidad o a un operador, con versiones en lugar de sobrescribirse. La matriz de requisitos ya sabe si el tipo de unidad y de viaje de verdad lo necesita — un viaje local y uno transfronterizo piden conjuntos distintos.

4. Escaneo en la caseta

Una calcomanía QR en la unidad, un teléfono en la mano del guardia. El escaneo revisa tractor, remolque y operador juntos contra el conjunto requerido y contesta GO o NO-GO — con el documento y la fecha exactos detrás de un NO-GO.

Las tres piezas

Una matriz, un dueño para cada alerta, y una caseta que revisa — tres partes que funcionan como una sola respuesta a la pregunta que hace un retén: ¿esta unidad exacta, hoy, para este viaje, trae todo lo que debe portar?

• Una matriz que sabe qué se requiere. Tipos de documento, de unidad y de viaje definen el conjunto exacto requerido — así que "en regla" significa el conjunto completo, no solo las partes que alguien se acordó de revisar. Son filas editables, no lógica fija.
• Alertas con dueño y escalamiento. Desde 60 días antes hasta el día que vence, dirigidas al área dueña de esa renovación — legal, RH, flotilla o administración — y escaladas cuando nada pasa, en lugar de repetirse en un buzón que nadie lee.
• Una caseta que revisa. La última línea, por si una alerta se pasó: un escaneo que contesta GO o NO-GO y nombra el documento exacto, antes de que la unidad esté en la carretera. Cada escaneo queda registrado.

El registro

Cada carga, reemplazo, escaneo y exportación queda registrado, y los documentos se versionan en lugar de sobrescribirse. La pregunta que antes tomaba una tarde — "¿qué traía la unidad 41 el 14 de marzo?" — se contesta desde el registro, no desde la memoria. Cuando un auditor pregunta qué estaba vigente en una fecha, la respuesta es una consulta.

Para empezar

Diez unidades, treinta días, sin tarjeta. Regístrate, sube los documentos que ya tienes, imprime las calcomanías y pon un teléfono en la caseta. La mayoría de las flotillas están operando en menos de una hora sin ayuda nuestra.

Preguntas sobre la mecánica